SharePointは、Microsoft 365（Office 365※）で提供されているソフトウェアであり、ファイル共有や情報共有を目的としたサービスです。
世界的に普及し、多くの企業に導入されています。

このシリーズでは、SharePointについて『基礎編』と『発展編』の2回に分けて活用術をご紹介します。
後編の【発展編】では、イントラサイトにおけるSharePoint活用とOfficeサービスとの連携がテーマです。

※以下「Office」と記載します。

SharePointと他のOfficeサービスの連携メリット

企業内のウェブサイト構築に広く利用されているSharePointの利点のひとつは、他のOfficeサービスとのスムーズな連携にあります。

イントラサイトの導入後は、どのように有効活用するのかが課題となりますが、SharePointでは『Forms』や『PowerAutomate』などのOfficeサービスを組み合わせて利用することで、コミュニケーションの円滑化・業務の効率化を実現します。

一例として、承認フローや資材管理の業務に応用することが可能です。

SharePointで作成したイントラサイトは、起点やアウトプット先として連携の中心となる存在です。
今回はこのような、SharePointとOfficeサービスの連携事例をご紹介します。

1. FormsとSharePointの連携
2. 申請・掲載コンテンツ管理をシステム化

FormsとSharePointの連携

PowerAutomateはMicrosoftが提供する自動化サービスです。
異なるアプリケーションやサービス間でタスクやプロセスを自動化する機能を備えています。

申請・掲載コンテンツ管理をシステム化

資材作成の依頼や承認申請は重要な業務ですが、依頼先が多い・同じ依頼を繰り返し行う必要がある場合、日常業務が圧迫されることがあるかもしれません。
このような課題に対して、SharePointでは作成したイントラサイトを基幹として、FormsやOutlookをPower Automateで連携させることで、効率的なシステムを構築できます。

1. スムーズな申請プロセス
   申請フォームに必須回答を設定することで、申請時にどの情報が必要か明確になり、不備を防止できます。
   差し戻しやタイムロスを回避できるようになり、スムーズな申請プロセスが確立されます。
2. ルールの共有
   イントラサイトに申請時の基本ルールを記載しておくことで、依頼者が疑問を持っても、すぐに参照できます。
   共通認識が明確になり、新しい担当者がルールを理解する際も役立ちます。
3. 資材管理の効率化
   資材に「申請済み」「有効期限過ぎ」などのステータスを設定して管理することで、メンバー全員が簡単に資材の状況が把握できます。
   資材を使用する際、誰かに確認するといった手間を省き、業務の属人化を解消します。

まとめ

SharePointと他のOfficeサービスとの連携により、イントラサイトを基幹として、サイトの利用促進や部門間のコミュニケーションの円滑化、業務フローの効率化、ヒューマンエラーの防止など、様々なメリットが生まれます。

特に、資材の作成や承認申請・管理においては、Officeサービスとの連携によって業務が一本化され、効率化が進むだけでなく、コストの削減も期待できます。

ビッグエムズワイでは、SharePointを用いたサイト制作だけでなく、Power Automateを利用した開発や運用フローの改善に関する相談も受け付けています。

SharePointの活用方法に不明点がある方や、相談先に悩んでいる方は、お気軽にビッグエムズワイにご相談ください。

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