SharePoint活用術-基礎編｜社内サイト作成・運用の基本

SharePointは、Microsoft 365（Office 365）で提供されているソフトウェアであり、ファイル共有や情報共有を目的としたサービスです。
既に多くの企業に導入され、世界的に普及しています。

このシリーズではSharePointについて、『基礎編』と『発展編』の2回に分けて活用術を紹介します。

まずは基礎編として、SharePointのメリットや社内サイト作成・運用の基本を取り上げます。

※以下「Office」と記載します。

SharePointを使用するメリット

SharePoinの利用は、Officeユーザーなら追加のアカウント発行は不要で、Excelや他のOfficeソフトと共通のライセンス費用で使用できます。
そのため、イントラサイトとしてSharePointは幅広く使用されています。

全社で同じシステムを使用することで、社内サイトの運用フローを統一化できます。

また、Officeのサービスは世界中で使用されているため、SharePointもセキュリティが担保されているという大きなメリットもあります。
優れたメリットがある反面、標準設定のままでは閲覧や活用、運用に関して課題が生じることもあります。

SharePointでのサイト作成には「モダン」や「クラシック」の2つの形式が存在し、それぞれに長所と短所があります。
ビックエムズワイでは、これらの課題に対処するためのサポートを提供し、最適な解決策をご案内しています。

モダン形式で社内サイトを構築する場合、「モジュール」と呼ばれるデフォルトで設定されたパーツを利用します。
そのため、整えられたデザインのページを手軽に作成することができます。

一方で、デザイン変更や追加に関しては、モジュールのカスタマイズは難易度が高く、専門の知識・スキルが必要です。

このような課題に対してビッグエムズワイでは、ご要望に応じたモジュールの開発が可能です。
より便利にSharePointを活用いただけるようサポートします。

モダンサイトのメリット・デメリット

クラシック形式では、デザインには制約がなく、ページごとに自由に設定することができます。
自由度の高さはメリットですが、あらかじめレギュレーションがないと、デザインの統一感がなくユーザーにとって使い勝手の悪いサイトになる可能性があります。

ビッグエムズワイでは、機能性と統一感を重視したデザインの提案・作成をサポートします。
用意したテンプレートを使用し、各ページをルール通りに作成し、統一感を確保します。
これにより、機能性・デザインともに統一感のあるサイトを実現できます。

クラシックサイトのメリット・デメリット

SharePointにはアクセス解析機能が組み込まれていますが、直近25名までしかアクセスログが残りません。

多くの社員が閲覧する教育用や情報共有用のコンテンツは、すぐに上限のアクセスに達する可能性が高めです。
上限を超えた場合、ユニークアクセス数（同一人物が2回以上アクセスしても1回としてカウントされる数）は上書きされ、正確なログが把握できなくなります。

「ログをより長期間残したい」というご要望に応えるため、ビッグエムズワイではアクセスログを自動的に別の保管場所に移す方法などを提案しています。

ビッグエムズワイは、SharePointを使用したイントラサイトの制作や改修をサポートしています。
サイトの構築のほか、運用フローの統一や資料のデザイン作成など、さまざまなニーズに幅広く対応した実績があります。

イントラサイトに限らず、社内での承認フローの構築やアンケートの取得などの活用方法にも対応可能です。
SharePointで何ができるのか分からない、どこに相談すればいいのか悩まれている方は、お気軽にビッグエムズワイにご相談ください。

次回の発展編では、社内コミュニケーションを円滑にするためにイントラサイトをどのように活用するかをご紹介します。

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